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El arte de realizar eventos seguros

Asociación MKT Premios Nacionales de Marketing, Eventos

La situación que estamos viviendo nos ha hecho cambiar nuestros hábitos. Estos cambios han afectado a nuestro día a día de una forma drástica y, quizá, nos están llevando a un nuevo planteamiento de vida que ya afecta a nuestro ámbito personal y profesional.

Todas las actividades que suponen contacto interpersonal han sufrido una importante paralización y el sector de los eventos no ha sido ninguna excepción. Desde el inicio de la pandemia muchos eventos se han cancelado, otros se han suspendido, otros se han reconvertido en lo que hoy se llama evento híbrido.

El pasado 17 de septiembre, celebramos la XII edición de la gala de entrega de los Premios Nacionales de Marketing en el espacio de Zalacaín LaFinca. Una celebración cuyo hilo conductor fue el marketing transversal, entendido como «el arte de construir valor juntos».

Pero en este caso, más allá de la transversalidad del marketing dentro de la empresa, tenemos que hablar de la transversalidad en la organización del evento: un arte que ha combinado la experiencia de muchos profesionales para construir una gala que se ha adaptado a la nueva situación y que ha podido garantizar, sin fisuras, la seguridad de todos los asistentes. Un evento realizado con la misma pasión de siempre, pero con un rigor y una responsabilidad extremos.

Y en esta nueva situación lo primero que hicimos fue fomentar la capacidad de resiliencia. Saber adaptarnos a los cambios fijados por la propia normativa, casi semanalmente, de forma rápida y segura. Hacer un seguimiento exhaustivo de las modificaciones legales y entender en todo momento qué estaba permitido y buscar cómo llevarlo a cabo.

La involucración de todas las partes y las decisiones fundamentadas y debatidas con rigor fueron claves a la hora de poner este evento en marcha. Prestar atención a todas las opiniones y reflexionar sobre cada una de ellas. Incluso en situaciones restrictivas, se plantean muchas opciones —todas válidas— y sigue habiendo muchos intereses en juego. Elegir una decisión acertada para la mayoría es clave para lograr una óptima implementación. Y todas las decisiones fueron tomadas rápidamente. Pero con responsabilidad.

Y creamos un evento seguro. Cumplimos todo lo que establecía la normativa del Gobierno y de la Comunidad de Madrid. Redujimos las invitaciones según las restricciones de aforo vigentes. Hicimos seguimiento de los asistentes. Suprimimos los stands y cualquier acción o entretenimiento que pudiera suponer una brecha a la seguridad. Creamos cartelería que recordaba las medidas de seguridad. Cambiamos el formato del evento, de cóctel a cena.

«Un evento realizado con la misma pasión de siempre, pero con un rigor y una responsabilidad extremos».

Pero lo más importante no solo fue crear un evento seguro sino transmitir esta seguridad a todos los invitados. Se desarrollaron protocolos de seguridad para los asistentes, para los organizadores, para el equipo humano que atendió a los invitados, para la empresa de catering, para el espacio, para los ganadores… Y se comunicaron las medidas de seguridad que se estaban tomando a todos los invitados, antes y durante el evento. De forma transparente y clara. Para que todos estuvieran informados. Para que todos supieran cómo actuar en cada momento. Para que todos fuéramos corresponsables de la seguridad.

Y el día del evento controlamos la temperatura de todos los asistentes durante su acreditación y les invitamos a la desinfección de manos. Entregamos mascarillas. Se mantuvo la distancia de seguridad durante todo el networking. No hubo consumo de bebida y comida hasta que todos los asistentes estuvieron sentados en las mesas —con las separaciones legales requeridas entre cada una de ellas— que ocuparon durante toda la noche.  Utilizamos el código QR para informar sobre el menú que se sirvió cuando finalizó la entrega de Premios. Ofrecimos una copa después de la cena, pero solo para que se pudiera tomar en la propia mesa y evitar así que la seguridad se viera amenazada. Además, formamos a un equipo humano que recordó las medidas durante todo el evento a todos los asistentes.

Y se prestó especial atención a la entrega de Premios. Todos, presentador y finalistas, acudieron a un ensayo en el que se explicaba cómo tenían que actuar en el escenario. El presentador pudo hablar sin mascarilla dentro de un espacio limitado, con un atril de uso propio y separado del resto de personas que subían al escenario. Diseñamos un proceso de subida y bajada por escaleras diferentes, con dosificadores de gel hidroalcohólico en cada una de ellas. Cambiamos la funda que cubría el micrófono después de cada intervención de ponentes y ganadores. Redujimos el número de personas que entregaban los galardones. Limitamos el aforo en el escenario. No hubo foto final de premiados, pero proyectamos en pantalla el palmarés de ganadores como colofón de una entrega de Premios muy esperada.

Y utilizamos la tecnología. Porque sabíamos que la limitación de aforo implicaba que muchos asistentes habituales a esta gala no podrían disfrutar con nosotros, de forma presencial, de la Noche del Marketing. Y la gala se retransmitió en streaming. Y todos ellos estuvieron con nosotros.

Y el evento fue un éxito. Y los responsables de este éxito hemos sido todos: organizadores y asistentes, ya que todos contribuimos a que el evento fuera seguro. Con mucho respeto.

Con 241 asistentes presenciales y 804 por streaming esta nueva forma de realizar eventos es todo un arte. Algunos, en los días anteriores, nos tachaban de temerarios, pero todos los que asistieron nos dieron la enhorabuena y las gracias por haber llevado a cabo un evento seguro. Por haber enseñado el camino para recuperar toda la normalidad posible, compatible siempre con la seguridad sanitaria.

Desde la Asociación de Marketing de España hemos creado una nueva forma de realizar eventos, un arte para implementar eventos seguros.

Asociación de Marketing de España

Puedes ver la gala completa de la XII edición de los Premios Nacionales de Marketing aquí

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